いずみ会計事務所の「ためになるブログ」Season2 : 保持

【質問】
大事な従業員のマイナンバーの保管や廃棄の基本的な考え方を教えて下さい。

【回答】
マイナンバーの保管や廃棄は「必要がある場合だけ保管が可能、必要がなくなったら廃棄する」が基本です。

マイナンバーの保管や廃棄の基本は「必要がある場合だけ保管が可能、必要がなくなったら廃棄する」ということです。

マイナンバーは、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。（個人番号が記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。）

例えば、翌年度以降も継続的に雇用契約が認められる場合（休職中も含む）は、マイナンバーを給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められるため、従業員等から提供されたマイナンバーを保管し続けることができます。

また、土地の賃貸借契約等の継続的な契約関係にある場合も、支払調書の作成事務のために継続的に個人番号を利用する必要が認められるため、マイナンバーを継続的に保管できるケースに該当します。

さらに、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除する必要があります。

この場合、マイナンバー等を記載した個人ファイルなどを削除した場合、又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存することとなります。

なお、削除又は廃棄の作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する必要があります。

廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。